Firemní auto půjčujete známým? 5 pravidel, která musíte znát

Základní podmínky pro zapůjčení služebního vozidla

Půjčení služebního auta není jen tak - pojďme si projít, na co si dát pozor. Nejdůležitější je mít řidičák aspoň tři roky a být starší 21 let. A samozřejmě čistý trestní rejstřík, co se týče dopravních přestupků za poslední dva roky.

Než vám klíčky předají do ruky, musíte podepsat pořádnou smlouvu. Do ní se píše všechno - od vašich údajů přes detaily auta až po stav tachometru a paliva v nádrži. Taky se tam jasně stanoví, jak dlouho a kde můžete auto používat. Však to znáte - papír snese všechno a je lepší mít věci černé na bílém.

Počítejte s tím, že budete muset složit kauci. Čím dražší auto, tím víc peněz necháte jako záruku. Je to takové pojištění pro případ, že by se něco nepovedlo. Před odjezdem se auto důkladně vyfotí - žádné pozdější dohadování o tom, kde se vzrála ta šramka na dveřích.

Auto musíte hýčkat jako vlastní. Kontrolovat olej, jezdit na pravidelné prohlídky a tankovat správné palivo. Vedení knihy jízd je samozřejmost - každý kilometr se počítá. A pozor, půjčit auto kamarádovi je bez písemného souhlasu majitele naprosté tabu.

Když se nedejbože něco semele, třeba bouračka, první, co musíte udělat, je vytáhnout mobil a všechno vyfotit. Pak hned volat majiteli a podle situace i policii. S opravami si nehrajte na kutila - pouze autorizovaný servis a vždy s požehnáním majitele.

Pravidla silničního provozu platí dvojnásob - pokuty jdou za vámi. Auto musíte vrátit ve stejném stavu, v jakém jste ho dostali. Jasně, běžné opotřebení se počítá, ale škrábance a boule vám odpustí těžko. Při vrácení se všechno zkontroluje a sepíše - jen tak předejdete nepříjemnostem.

Písemná smlouva a předávací protokol

Půjčujete firemní auto? Bez pořádné smlouvy to radši ani nezkoušejte. Je to jako když půjčujete cokoli cenného - čím lépe máte všechno na papíře, tím klidněji budete spát.

Základ je mít perfektně zpracovanou písemnou smlouvu. Musíte tam mít všechno důležité: kdo auto půjčuje, kdo si ho půjčuje, jejich adresy a kontakty. A samozřejmě detaily o autě - značku, model, rok výroby, barvu a hlavně VIN kód a espézetku.

Kdy si auto berete a kdy ho vrátíte? To musí být ve smlouvě jako první. Prachy jsou až na druhém místě - jestli je to zadarmo nebo za kolik, případně jakou chcete kauci. Taky si rozmyslete, jestli může vypůjčitel jezdit všude - třeba do zahraničí, nebo jestli může auto půjčit někomu dalšímu.

Předávací protokol je vaše pojistka. Sepište všechno - každý škrábanec, počet kilometrů, kolik je v nádrži benzínu. Vyfoťte auto ze všech stran, ať pak nejsou hádky. Nezapomeňte na techničák, zelenou kartu, klíče a povinnou výbavu - všechno musí být zapsané.

Kdo zaplatí, když se něco rozbije? To musí být jasné jak facka. Co při bouračce nebo když auto zůstane stát na silnici? Všechno do smlouvy, včetně kontaktů na servis a asistenci. A když auto vrátí pozdě nebo rozbité? Jasně stanovte pokuty.

Pojištění je kapitola sama pro sebe. Povinné ručení je jasné, ale co když nemáte havarijko? Všechno černé na bílém, dvakrát podepsané a každý si nechá jeden originál. A schovejte si to - nikdy nevíte, kdy se to bude hodit.

Odpovědnost za škodu při zapůjčení

Půjčení firemního auta není jen tak - pojďme si říct, na co si dát pozor. Firma sice zůstává hlavním zodpovědným vlastníkem vozu, ale i člověk, který si auto půjčí, nese svůj díl odpovědnosti. Než předáte klíčky, měli byste mít všechno černé na bílém.

Parametr	Standardní postup	Mimořádný postup
Nutné dokumenty	Řidičský průkaz, občanský průkaz	Řidičský průkaz, občanský průkaz, plná moc
Minimální věk řidiče	21 let	25 let
Praxe v řízení	2 roky	3 roky
Souhlas nadřízeného	Písemný	Písemný s ověřením
Pojištění	Základní	Rozšířené

Když se něco semele a půjčené auto se poškodí, hradí škodu ten, kdo ho v tu chvíli řídil - pokud jste se ovšem předem nedohodli jinak. A nejde jen o škrábance na autě, ale i o případné bouračky s dalšími účastníky provozu. Proto je super důležité, aby řidič věděl, do čeho jde, a samozřejmě měl platný řidičák na daný typ vozidla.

Ve firmě by měla existovat jasná pravidla pro půjčování aut - jak se předávají klíče, jak se kontroluje stav vozu před a po jízdě, a kdo za co padá. Osvědčilo se nám vyfotit auto ze všech stran než ho někomu půjčíme - ušetří to později spoustu dohadování.

Pojistka je základ! Povinné ručení sice pokryje škody na cizích autech, ale bez havarijka můžete být v průšvihu. Nezapomeňte mrknout do smlouvy, jestli pojišťovna vůbec dovoluje, aby auto řídil někdo mimo firmu - některé pojišťovny s tím můžou dělat drahoty.

Když už se něco stane, je potřeba všechno pořádně zdokumentovat a hned volat pojišťovně. Ten, kdo měl auto půjčené, musí maximálně spolupracovat a dodržet všechny předpisy - třeba zavolat policajty, když to zákon vyžaduje.

Docela se nám osvědčilo vybírat kauci nebo se dohodnout na spoluúčasti. Lidi si pak dávají větší pozor, ale musí to být samozřejmě předem domluvené a podepsané. Výše zálohy by měla odpovídat hodnotě auta - nechcete přece někoho sedřít z kůže, ale ani riskovat zbytečné škody.

Pojištění vozidla a připojištění třetí osoby

Půjčujete firemní auto někomu jinému? Pojištění je základ! Každý to známe - kolega nebo obchodní partner potřebuje půjčit auto a my chceme pomoct. Jenže pozor! Běžné povinné ručení většinou kryje jen zaměstnance firmy, ne externí osoby.

Představte si situaci - půjčíte auto známému a ten nabourá. Bez správného pojištění můžete přijít o statisíce. Proto je zásadní mít speciální připojištění pro třetí osoby. Není to jen formalita - jde o vaši ochranu i klid v duši.

Rozumná výše pojistného krytí začíná na 50 milionech korun. Zní to jako hodně? Při vážné nehodě to může být málo. Radši připlatit pár korun měsíčně než později litovat.

Myslete na detaily - čelní sklo, asistence na cestách, použití v zahraničí. Pojišťovny mají speciální balíčky pro firmy, které auta půjčují častěji. Jo, stojí to víc, ale stojí to za to!

Než předáte klíčky, překontrolujte podmínky. Kolik je řidiči let? Jak dlouho řídí? Pojišťovny jsou v tomto nekompromisní. Jedna chybička a můžete se s pojistkou rozloučit.

Spoluúčast by neměla přesáhnout 5 %. Nikdo nechce řešit, kdo zaplatí statisícovou škodu. Čím nižší spoluúčast, tím míň starostí pro všechny.

Jede auto do ciziny? Potřebujete speciální krytí. Zkontrolujte taky, na co přesně auto půjčujete - běžné ježdění je něco jiného než komerční přeprava nákladu. Lepší dvakrát prověřit než jednou hasit průšvih.

Kontrola technického stavu před předáním

Předání firemního auta není jen tak - pojďme si projít, na co všechno musíme myslet. Základem je pečlivá kontrola s budoucím řidičem přímo na místě. Je to jako když si přebíráte nový byt - všechno musí být zdokumentované, ať později nejsou zbytečné dohady.

Nejdřív se podíváme na auto zvenku. Každý škrábanec nebo boule se musí vyfotit a zapsat. Svítí všechna světla, jak mají? Fungují blinkry? A co stěrače - nikdo nechce zjistit uprostřed lijáku, že nefungují.

Pneumatiky jsou základ bezpečné jízdy. V zimě potřebujeme dezén aspoň 4 milimetry, v létě stačí 3. Koukněte se taky do kufru - lékárnička, trojúhelník, reflexní vesta... všechno tam musí být připravené pro případ nouze.

Pod kapotou to chce zkušené oko. Olej, voda do chladiče, brzdovka - všechno musí být tak akorát. Brzdy jsou svatá věc, ty musí být v tip ťop stavu. Poslouchejte motor - nemá divné zvuky? Nekouří z výfuku?

V kabině je toho taky dost ke kontrole. Topení, klimoška, všechny ty knoflíky a páčky. A hlavně doklady - techničák a zelená karta musí být vždycky po ruce. Palubka by měla být čistá jak štít - žádné varovné kontrolky.

Samozřejmě musí sedět i všechny papíry - STK, emise, servisní knížka. Když něco nesedí nebo nefunguje, auto prostě nepředáme. Všechno se pěkně zapíše do protokolu a obě strany to podepíšou. Jeden papír zůstane ve firmě, druhý si vezme nový řidič.

Pravidla užívání a omezení pro řidiče

Půjčení firemního auta není jen tak - je to pořádná zodpovědnost. Musíte mít řidičák aspoň tři roky a čistý trestní rejstřík, žádné větší prohřešky za volantem. Než vám klíčky předají, všechno důkladně zkontrolují - od oleje až po platnost technické.

Jasně, že to není vaše osobní vozítko na víkendové výlety. Firemní auto slouží především pro pracovní účely, pokud nemáte speciální povolení. Každou jízdu poctivě zapisujete - kam, proč a kolik kilometrů jste najeli. Je to jako vést si deníček, jen trochu formálnější.

Když už se něco semele na silnici, jste v tom až po uši. Bouračka nebo pokuta? To všechno jde za vámi a šéfovi to musíte hned nahlásit. A parkování? Žádné riskování někde za rohem - garáž nebo hlídané parkoviště je základ.

Během používání se o auto staráte jako o vlastní. Objevíte nějaký problém? Okamžitě to řešte. Žádné kutilské opravy v garáži - pouze autorizovaný servis má zelenou. A to samé platí pro jakékoliv úpravy - bez souhlasu firmy ani ťuk.

V autě se nekouří, nepije, prostě žádné neřesti. Udržujete ho čisté, jako byste ho měli půjčené od nejlepšího kamaráda. Když ho zašpiníte, je na vás, abyste ho dali do pucu.

Chystáte se za hranice? Nejdřív potřebujete požehnání od nadřízených. Všechny papíry musí být tip ťop, včetně správného pojištění. Když pravidla porušíte, můžete se s autem rozloučit a ještě si pěkně připlatíte.

Evidence ujetých kilometrů a spotřeby paliva

Každý, kdo někdy řídil firemní auto, to zná - papírování a evidence můžou být otravné, ale jsou prostě nutné. Bez poctivého zapisování každé jízdy a tankování se prostě neobejdeme. Však to znáte - stačí zapomenout zapsat jednu cestu a už se v tom pak člověk plave.

Co všechno tedy musíme hlídat? Do knihy jízd zapíšeme, kdy a kam jedeme, kolik kilometrů jsme najeli a proč vlastně cestu podnikáme. Zvlášť důležité je nezapomenout na tankování - kolik litrů jsme načerpali, za jakou cenu a jaký byl stav tachometru.

Půjčujete auto někomu jinému? Určitě si poznamenejte stav tachometru a množství paliva v nádrži, než mu klíčky předáte. To samé při vrácení - ušetříte si tím spoustu nepříjemností. Však víte, jak to chodí - když něco není černé na bílém, můžou vzniknout zbytečné dohady.

Dneska už naštěstí nemusíme všechno počítat ručně - moderní GPS systémy a speciální programy nám s evidencí pomůžou. Díky nim hned vidíme, jestli auto nežere víc, než by mělo, nebo jestli někdo nejezdí zbytečně oklikou.

Nezapomeňte taky hlídat servisní intervaly a technický stav auta. Každé auto občas zlobí a je lepší problémy řešit hned, než čekat, až se něco vážně pokazí. Pravidelná kontrola všech záznamů je základ - jednou za měsíc si sednout a projít spotřebu i najeté kilometry se prostě vyplatí.

U dlouhodobého půjčování je fajn domluvit se předem na průměrné spotřebě a počtu kilometrů. Když pak někdo jezdí víc nebo spotřebuje více paliva, aspoň víme proč a můžeme to řešit. Však je to jednoduché - čím lépe máme přehled, tím lépe můžeme šetřit firemní peníze.

Zapůjčení firemního vozidla třetí osobě bez písemného souhlasu zaměstnavatele je jako půjčit vlastní srdce cizímu člověku - nikdy nevíte, v jakém stavu se vám vrátí, pokud vůbec

Radmila Procházková

Vrácení vozidla a kontrola stavu

Vracíte firemní auto? Pojďme si projít, jak na to jednoduše a bez zbytečných komplikací.

Základem je vrátit vůz ve stejném stavu, v jakém jste ho dostali - však to znáte, jako když si půjčíte něco od kamaráda. Jasně, běžné opotřebení se počítá, nikdo nečeká zázraky.

Při předávání se sejdete s člověkem z firmy a společně auto pořádně prokouknete. Nejdřív se mrkne na karosérii - škrábance, promáčkliny, stav pneumatik a světel. Je to jako když kupujete ojetinu, každý detail se počítá.

Interiér musí být čistý a všechno musí fungovat jak má. Palivo? To je jasná věc - nádrž by měla být aspoň tak plná jako při převzetí. Však víte, jak nepříjemné je půjčit si auto s plnou a vrátit s prázdnou nádrží.

Našli jste během používání nějaký problém? Řekněte to hned. Lepší přiznat škrábance rovnou, než aby je někdo objevil později. Všechno se zapíše do protokolu a vyfotí - to chrání obě strany.

Nezapomeňte vrátit všechny klíče, ovladače a další věci, co jste dostali s autem. Jestli jste měli tankovací kartu, ta musí být taky zpět. A kniha jízd? Ta musí být vyplněná, každá cesta se počítá.

Dobrá rada na závěr? Den před vrácením zajděte do myčky a auto pořádně vyčistěte. Ušetříte si tím případné dodatečné náklady a ještě uděláte dobrý dojem. Však to znáte - čisté auto, čistý štít.

Sankce při porušení podmínek zapůjčení

Půjčování firemního auta není žádná legrace. Když porušíte pravidla a půjčíte ho někomu jinému, okamžitě o něj přijdete - a to platí jak pro vás, tak pro toho, komu jste auto svěřili. A věřte, že zpátky už ho jen tak nedostanete.

Peněženku to může pořádně zabolet. Půjčíte auto bez písemného souhlasu šéfa? Připravte si až 50 tisíc korun. A kdyby se něco stalo? Pojišťovna vám nepomůže, protože kryje jen schválené řidiče. Každé škrábnutí či bouličku zaplatíte z vlastní kapsy.

To byste teprve koukali, co se stane, když někdo použije firemní auto k vydělávání peněz. Firma si spočítá, kolik by stál pronájem podobného vozu, a tuhle částku po vás bude chtít za každý den. K tomu samozřejmě přibudou všechny ostatní pokuty.

Zapomněli jste vyplnit předávací protokol nebo vyfotit auto před půjčením? I taková maličkost vás může stát 5 až 15 tisíc. A když budete pravidla porušovat opakovaně, můžete se s firemním autem rozloučit nadobro. Pro někoho to může znamenat i konec v práci, zvlášť když je auto pro jeho pozici nezbytné.

Součástí trestu je i povinné školení o bezpečnosti, které si zaplatíte sami - může vás vyjít až na 8 tisíc. Odmítnete na školení jít? Tím si situaci ještě víc zkomplikujete.

Nezapomeňte, že každý prohřešek se zapisuje do vaší osobní složky. Může to ovlivnit vaše šance na povýšení nebo získání zajímavých benefitů. Firma si navíc může výši pokut upravit podle toho, jak moc jste to podle nich zvrtali.

Daňové a účetní aspekty zapůjčení

Půjčování firemního auta není jen tak - pojďme si to rozebrat po lidsku.

Když půjčíte firemní auto někomu jinému, musíte to pořádně zdokumentovat a promyslet. Každý podnikatel to zná - někdy potřebujete pomoct známému nebo kolegovi a půjčíte mu firemní vozidlo. Jenže pozor, není to tak jednoduché, jak se může zdát.

Půjčujete auto zadarmo? Tak v tom případě nemůžete odečíst DPH z nákladů na provoz. Když si ale za půjčení necháte zaplatit, musíte z této částky odvést DPH. Je to podobné, jako když pronajímáte třeba firemní prostory.

Co se týče daní z příjmů, tady je to trochu složitější. Představte si, že půjčíte auto kamarádovi na stěhování - v takovém případě nemůžete náklady na provoz auta dát do daňových nákladů. Proto si veďte přesný deníček, kdy bylo auto půjčené - ušetříte si tak spoustu problémů při kontrole.

Zvláštní kapitolou je půjčení auta zaměstnanci na soukromé účely. Určitě to znáte - zaměstnanec potřebuje odvézt děti na prázdniny nebo jet na víkend na chatu. V takovém případě mu musíte připočítat k příjmu 1 % z ceny auta za každý měsíc.

Ať už auto půjčujete komukoliv, sepište pořádnou smlouvu. Dejte si záležet hlavně na tom, kdo bude platit benzín, servis nebo případné opravy. Je to jako když půjčujete cokoliv jiného - čím jasnější pravidla, tím méně problémů.

A co když se něco stane? Bouračka nebo poškození? To by měla řešit právě ta smlouva. Myslete na to, že pojišťovna bude chtít vidět všechny dokumenty, tak ať je máte v pořádku.

Silniční daň? Tu platí dál firma jako provozovatel, i když je auto půjčené. Můžete se ale s vypůjčitelem dohodnout, že vám ji proplatí - to už je jen na vás.